Bij projecten van organisaties waar het domeinportfolio werd opgeschoond, blijkt dat veel internetdomeinen al lange tijd overbodig waren maar nog steeds niet zijn opgeheven. Bij het opschoontraject ‘VWS op het web’ van het ministerie Volksgezondheid, Welzijn en Sport werden er ongeveer 1000 internetdomeinen gevonden, waarvan er 400 geschrapt konden worden. Zo’n situatie kan je makkelijk voorkomen door elk internetdomein tijdig uit te faseren. Bij een tijdelijke website is het bijvoorbeeld verleidelijk om de site nog ‘even’ in de lucht te houden, terwijl het niet meer loont om de site te verbeteren. Er is zelfs extra tijd en mogelijk geld mee gemoeid om de site uit te faseren, ondanks dat de hostingkosten minimaal zijn. Het is daarom van belang om periodiek de vraag te stellen of dit communicatiekanaal nog nodig is. Direct bij aanvang moet al duidelijk zijn of en wanneer de site offline gehaald kan worden. Laat je niet verrassen door nieuwe eisen, maar zorg ervoor dat je site blijft voldoen of trek tijdig de stekker eruit. Een ‘redirect’ naar een archiefversie kan een mooie oplossing zijn om de content toegankelijk te houden.

Let op: Zorg ervoor dat het uitfaseren zorgvuldig gebeurt. Van sommige domeinnamen wil je niet dat ze (te vroeg) weer beschikbaar komen in de markt. Het is in het verleden meermaals gebeurd dat phishing vanaf vrijgegeven internetdomeinen plaatsvindt, of mensen vertrouwelijke mails naar deze adressen sturen, omdat ze niet weten dat het is uitgefaseerd. Gecontroleerd uitfaseren kan onder meer door een domein nog enige tijd op binnenkomende e-mail te monitoren, vrijgeven kan dan eventueel nadat zeker is dat er geen (vertrouwelijke) informatie meer binnenkomt.

De relevantie van websites dient voortdurend in de gaten te worden gehouden. Vooral om ervoor te zorgen dat de content en informatie klopt, actueel is en de doelgroep wordt bereikt. Dat kan je doen door naar bezoekersaantallen te kijken, door de feedback van de doelgroep goed in de gaten te houden en misschien ook door er specifiek naar te vragen bij je doelgroep. Het is verstandig om al vóór het registreren van een website na te denken over de levenscyclus: hoe lang verwacht je dat de website relevant is, in welke vorm en voor welk doel; wanneer verwacht je dat de website zal worden gearchiveerd en na verloop van tijd opgeheven of overgedragen wordt aan een andere partij? Bij de Rijksoverheid is het bijvoorbeeld verplicht dat je voor elke PRO-website bij registratie een exit-strategie handhaaft.  Op basis van de exit-strategie kan er bijvoorbeeld jaarlijks worden getoetst of de website nog wel relevant is of niet. Zo voorkom je dat een website verwaarloosd raakt of onnodig lang in de lucht blijft. Leer meer over het beleid van de Rijksoverheid als het gaat om online middelen.